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Rechtliches

Allgemeine Geschäftsbedingungen

für die Nutzung der Software „MW Timeflow"

Stand: 30. Mai 2026

1. Geltungsbereich

1.1

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB") gelten für sämtliche Verträge zwischen

MW Timeflow
Inhaber: Fabian Martens (Einzelunternehmen)
Daumstraße 182, 13599 Berlin
kontakt@mw-timeflow.de

nachfolgend „Anbieter" genannt,

und seinen Kunden über die Nutzung der Software „MW Timeflow" als webbasierte Software-as-a-Service-Lösung.

1.2
Die AGB richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern findet nicht statt.
1.3
Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

2. Vertragsgegenstand

2.1
Der Anbieter stellt dem Kunden die Software „MW Timeflow" als webbasierte Software-as-a-Service-Lösung zur Verfügung.
2.2
Die Software dient insbesondere der digitalen Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten, Pausen, Schichten, Urlauben, Krankheitstagen, Abwesenheiten und damit verbundenen Auswertungen.
2.3
Die Software wird über das Internet bereitgestellt. Eine Installation auf den Systemen des Kunden ist nicht erforderlich.
2.4
Der Kunde erhält für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht, die Software für eigene betriebliche Zwecke zu nutzen.
2.5
Der Anbieter schuldet nicht die Herstellung einer individuell für den Kunden entwickelten Software, sondern die Bereitstellung der bestehenden Software in der jeweils aktuellen Version.
2.6
Der Anbieter ist berechtigt, die Software weiterzuentwickeln, zu verbessern und an technische oder rechtliche Anforderungen anzupassen, soweit dadurch die wesentlichen vertraglich vereinbarten Funktionen nicht unangemessen eingeschränkt werden.

3. Registrierung und Vertragsschluss

3.1
Der Vertrag kommt durch die Registrierung des Kunden, die Freischaltung des Kundenkontos durch den Anbieter oder durch eine anderweitige Annahme des Angebots durch den Anbieter zustande.
3.2
Der Kunde ist verpflichtet, bei der Registrierung vollständige und zutreffende Angaben zu machen und diese während der Vertragslaufzeit aktuell zu halten.
3.3
Der Kunde versichert, dass er Unternehmer im Sinne des § 14 BGB ist und die Software ausschließlich für gewerbliche oder selbstständige berufliche Zwecke nutzt.
3.4
Der Anbieter ist berechtigt, Registrierungen ohne Angabe von Gründen abzulehnen, insbesondere wenn Zweifel an der Unternehmereigenschaft, der Identität oder der Zahlungsfähigkeit des Kunden bestehen.

4. Testphase

4.1
Der Kunde kann die Software ab Registrierung für einen Zeitraum von 30 Tagen kostenfrei testen, sofern keine abweichende Testphase vereinbart wurde.
4.2
Während der Testphase entsteht keine Zahlungspflicht.
4.3
Die Testphase wandelt sich nach Ablauf nicht automatisch in ein kostenpflichtiges Abonnement um. Eine fortgesetzte kostenpflichtige Nutzung kommt nur durch eine aktive Bestätigung des Kunden zustande, etwa durch Auswahl eines Tarifs oder Hinterlegung von Zahlungsdaten im Adminbereich.
4.4
Bestätigt der Kunde innerhalb der Testphase keine kostenpflichtige Nutzung, endet die Testphase automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Der Anbieter ist in diesem Fall berechtigt, den Zugang zur Software nach Ablauf der Testphase zu sperren oder das Konto zu deaktivieren.
4.5
Die Kündigung während der Testphase ist jederzeit möglich.

5. Preise, Abrechnung und Zahlungsbedingungen

5.1
Die Nutzung der Software wird je aktivem Mitarbeiter und Monat abgerechnet.
5.2

Die Preise sind gestaffelt nach Teamgrösse und gelten je aktivem Mitarbeiter und Monat zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer:

  • 1 – 5 Mitarbeitende: 4,00 € netto pro Mitarbeitendem / Monat
  • 6 – 12 Mitarbeitende: 3,00 € netto pro Mitarbeitendem / Monat
  • Ab 13 Mitarbeitende: 2,00 € netto pro Mitarbeitendem / Monat (Teamkondition)

Die jeweils aktuelle Preisstaffelung ist auch unter mw-timeflow.de/preise einsehbar. Abweichende Vereinbarungen, insbesondere für grössere Teams oder gesonderte Konditionen, bleiben vorbehalten.

5.3
Als aktiver Mitarbeiter gilt jeder Nutzer, der im Kundenkonto als aktiv geführt und nicht deaktiviert wurde.
5.4
Maßgeblich für die Abrechnung ist die Anzahl der aktiven Mitarbeiter am letzten Kalendertag des jeweiligen Abrechnungsmonats, sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde.
5.5
Die Abrechnung erfolgt monatlich, jeweils zum Ende eines Kalendermonats oder zu Beginn des Folgemonats.
5.6
Rechnungen werden dem Kunden elektronisch bereitgestellt oder per E-Mail übersendet.
5.7
Der Rechnungsbetrag ist innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig.
5.8
Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass die im Kundenkonto hinterlegten Rechnungsdaten korrekt und aktuell sind.
5.9
Gerät der Kunde mit einer Zahlung in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, den Kunden zu mahnen und eine angemessene Zahlungsfrist zu setzen.
5.10
Erfolgt innerhalb dieser Frist keine Zahlung, ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zur Software vorübergehend zu sperren. Die Zahlungspflicht des Kunden bleibt hiervon unberührt.
5.11
Der Anbieter ist berechtigt, Preise mit Wirkung für die Zukunft anzupassen. Preisänderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde der Preisänderung, kann er den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Preisänderung kündigen. Auf dieses Recht wird der Anbieter in der Mitteilung gesondert hinweisen.

6. Nutzung der Software und Pflichten des Kunden

6.1
Der Kunde ist verpflichtet, die Software ausschließlich im Rahmen der vertraglich vereinbarten Zwecke zu nutzen.
6.2
Der Kunde ist für sämtliche Inhalte, Daten und Informationen verantwortlich, die durch ihn oder seine Nutzer in der Software erfasst, gespeichert oder verarbeitet werden.
6.3
Der Kunde ist verpflichtet, seine Zugangsdaten und die Zugangsdaten seiner Nutzer geheim zu halten und vor dem Zugriff unberechtigter Dritter zu schützen.
6.4
Der Kunde ist verpflichtet, angemessene organisatorische Maßnahmen zu treffen, damit nur berechtigte Personen Zugriff auf die Software erhalten.
6.5

Der Kunde darf die Software nicht missbräuchlich nutzen. Insbesondere ist es untersagt,

  • Sicherheitsmechanismen zu umgehen,
  • unbefugte Zugriffe auf Systeme oder Daten vorzunehmen,
  • rechtswidrige Inhalte zu speichern oder zu verarbeiten,
  • die Stabilität, Sicherheit oder Verfügbarkeit der Software zu beeinträchtigen,
  • die Software Dritten ohne Zustimmung des Anbieters zur Nutzung zu überlassen,
  • die Software zu kopieren, zu verändern, zurückzuentwickeln oder daraus abgeleitete Werke zu erstellen, soweit dies nicht gesetzlich zwingend erlaubt ist.
6.6
Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass er zur Erhebung, Verarbeitung und Speicherung der Daten seiner Mitarbeiter und sonstigen Nutzer berechtigt ist.
6.7
Der Kunde ist insbesondere dafür verantwortlich, seine arbeitsrechtlichen, datenschutzrechtlichen und sonstigen gesetzlichen Informations- und Dokumentationspflichten gegenüber seinen Mitarbeitern einzuhalten.
6.8
Der Anbieter ist nicht verantwortlich für die rechtliche Bewertung der vom Kunden vorgenommenen Arbeitszeiterfassung, Schichtplanung, Urlaubsverwaltung oder sonstigen Nutzung der Software.

7. Rechte und Rollen innerhalb der Software

7.1
Der Kunde kann innerhalb der Software Nutzer, Mitarbeiter, Administratoren oder sonstige Rollen anlegen, soweit die Software entsprechende Funktionen bereitstellt.
7.2
Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich, Rollen und Berechtigungen innerhalb seines Kundenkontos sachgerecht zu vergeben.
7.3
Der Anbieter haftet nicht für Schäden oder Datenzugriffe, die daraus entstehen, dass der Kunde oder ein von ihm berechtigter Nutzer Rollen, Rechte oder Zugangsdaten fehlerhaft vergibt oder verwaltet.
7.4
Der Kunde ist verpflichtet, Zugänge ausgeschiedener Mitarbeiter oder nicht mehr berechtigter Nutzer unverzüglich zu deaktivieren.

8. Verfügbarkeit, Wartung und Support

8.1
Der Anbieter bemüht sich um eine möglichst hohe und branchenübliche Verfügbarkeit der Software.
8.2
Eine bestimmte Mindestverfügbarkeit wird nicht zugesichert, sofern nicht ausdrücklich eine gesonderte Service-Level-Vereinbarung vereinbart wurde.
8.3
Wartungsarbeiten, Updates und technische Anpassungen können zu vorübergehenden Einschränkungen der Verfügbarkeit führen.
8.4
Der Anbieter wird planbare Wartungsarbeiten, soweit möglich, außerhalb üblicher Geschäftszeiten durchführen oder den Kunden rechtzeitig informieren.
8.5
Vorübergehende Ausfälle oder Einschränkungen aufgrund höherer Gewalt, technischer Störungen, Angriffen Dritter, Ausfällen von Internetdiensten, Hosting-Anbietern oder sonstigen Umständen, die der Anbieter nicht zu vertreten hat, begründen keine Ansprüche des Kunden.
8.6
Support erfolgt per E-Mail oder über die innerhalb der Software bereitgestellten Kontaktmöglichkeiten, sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde.
8.7
Ein Anspruch auf telefonischen Support oder bestimmte Reaktionszeiten besteht nur, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde.

9. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

9.1
Soweit der Anbieter im Rahmen der Software personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.
9.2
Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Bestandteil des Vertragsverhältnisses zwischen Anbieter und Kunde.
9.3
Der Kunde bleibt Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten seiner Mitarbeiter, Nutzer und sonstigen betroffenen Personen.
9.4
Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden und seiner Nutzer nur im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen, der Datenschutzerklärung, des Auftragsverarbeitungsvertrags und der gesetzlichen Vorgaben.
9.5
Der Kunde ist verpflichtet, sicherzustellen, dass für die Nutzung der Software und die Verarbeitung der personenbezogenen Daten eine ausreichende Rechtsgrundlage besteht.
9.6
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung enthält die Datenschutzerklärung des Anbieters.

10. Datensicherung, Datenexport und Datenlöschung

10.1
Der Anbieter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der in der Software gespeicherten Daten.
10.2
Der Anbieter führt angemessene technische Sicherungsmaßnahmen durch, um Datenverlusten vorzubeugen. Eine vollständige und jederzeitige Wiederherstellbarkeit sämtlicher Daten wird jedoch nicht garantiert.
10.3
Der Kunde bleibt verpflichtet, für ihn besonders wichtige Daten, Nachweise, Abrechnungen oder Dokumentationen, soweit technisch möglich, regelmäßig zu exportieren oder anderweitig zu sichern.
10.4
Während der Vertragslaufzeit kann der Kunde die innerhalb der Software bereitgestellten Exportfunktionen nutzen, soweit solche Funktionen vorhanden sind.
10.5
Nach Beendigung des Vertrags kann der Kunde innerhalb von 30 Tagen die Herausgabe oder den Export seiner im System gespeicherten Daten verlangen, soweit dies technisch möglich und rechtlich zulässig ist.
10.6
Nach Ablauf dieser Frist ist der Anbieter berechtigt, die Daten des Kunden zu löschen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen des Anbieters entgegenstehen.
10.7
Gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Dokumentationspflichten des Kunden bleiben unberührt. Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich, rechtzeitig erforderliche Daten zu sichern oder zu exportieren.
10.8
Soweit gesetzliche Vorschriften, insbesondere der EU Data Act oder vergleichbare Regelungen, dem Kunden weitergehende Rechte auf Datenübertragbarkeit, Anbieterwechsel oder Datenzugang einräumen, bleiben diese Rechte unberührt.

11. Änderungen und Weiterentwicklung der Software

11.1
Der Anbieter ist berechtigt, die Software laufend weiterzuentwickeln, zu verbessern, zu aktualisieren und Funktionen anzupassen.
11.2
Der Anbieter ist berechtigt, einzelne Funktionen zu ändern, zu ersetzen oder zu entfernen, soweit dadurch die vertraglich vereinbarte Nutzbarkeit der Software nicht wesentlich beeinträchtigt wird.
11.3
Wesentliche Änderungen, die die Nutzung der Software erheblich beeinflussen, wird der Anbieter dem Kunden rechtzeitig mitteilen, soweit dies zumutbar und möglich ist.
11.4
Der Anbieter ist berechtigt, technische Änderungen vorzunehmen, wenn diese aus Sicherheitsgründen, zur Fehlerbehebung, zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen oder zur Verbesserung der Software erforderlich sind.

12. Gewährleistung

12.1
Es gelten die gesetzlichen Gewährleistungsrechte, soweit in diesen AGB nichts Abweichendes geregelt ist.
12.2
Der Anbieter gewährleistet nicht, dass die Software jederzeit fehlerfrei, unterbrechungsfrei oder für sämtliche individuellen Anforderungen des Kunden geeignet ist.
12.3
Der Kunde ist verpflichtet, erkennbare Mängel, Störungen oder Fehler der Software dem Anbieter unverzüglich mitzuteilen und dabei die Umstände des Auftretens möglichst genau zu beschreiben.
12.4
Der Anbieter wird gemeldete Fehler innerhalb angemessener Zeit prüfen und, soweit ein vom Anbieter zu vertretender Mangel vorliegt, angemessene Maßnahmen zur Behebung ergreifen.
12.5
Eine Gewährleistung ist ausgeschlossen, soweit Fehler oder Störungen auf unsachgemäßer Nutzung, fehlerhaften Angaben des Kunden, unberechtigten Eingriffen, externen Systemen, Internetverbindungen oder sonstigen Umständen beruhen, die der Anbieter nicht zu vertreten hat.

13. Haftung

13.1
Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.
13.2
Der Anbieter haftet ebenfalls unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.
13.3
Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.
13.4
In den Fällen der leicht fahrlässigen Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung des Anbieters der Höhe nach auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.
13.5
Die Haftung für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden, Folgeschäden und ausgebliebene Einsparungen ist ausgeschlossen, soweit nicht zwingende gesetzliche Vorschriften entgegenstehen.
13.6
Für Datenverlust haftet der Anbieter nur, soweit der Datenverlust vom Anbieter zu vertreten ist und der Schaden auch bei angemessenen Datensicherungsmaßnahmen des Kunden eingetreten wäre.
13.7
Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz sowie sonstige zwingende gesetzliche Haftungstatbestände bleiben unberührt.
13.8
Soweit die Haftung des Anbieters ausgeschlossen oder beschränkt ist, gilt dies auch zugunsten seiner gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter, Erfüllungsgehilfen und Subunternehmer.

14. Vertragslaufzeit und Kündigung

14.1
Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen, sofern keine feste Vertragslaufzeit vereinbart wurde.
14.2
Der Vertrag kann von beiden Parteien jederzeit zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden, sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde. Eine Mindestlaufzeit besteht nicht.
14.3
Während einer kostenlosen Testphase kann der Kunde jederzeit mit Wirkung zum Ende der Testphase kündigen.
14.4
Die Kündigung kann durch den Kunden über den Adminbereich der Software erfolgen, sofern eine entsprechende Funktion bereitgestellt wird.
14.5
Im Übrigen ist eine Kündigung in Textform, insbesondere per E-Mail, ausreichend.
14.6
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
14.7

Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn

  • der Kunde trotz Mahnung mit fälligen Zahlungen in Verzug bleibt,
  • der Kunde gegen wesentliche Pflichten aus diesen AGB verstößt,
  • der Kunde die Software missbräuchlich nutzt,
  • der Kunde falsche Angaben bei der Registrierung macht,
  • eine weitere Vertragsdurchführung für den Anbieter unzumutbar ist.
14.8
Nach Vertragsende ist der Anbieter berechtigt, den Zugang des Kunden zur Software zu sperren.

15. Sperrung des Zugangs

15.1

Der Anbieter ist berechtigt, den Zugang des Kunden oder einzelner Nutzer zur Software vorübergehend zu sperren, wenn

  • ein begründeter Verdacht auf Missbrauch besteht,
  • Sicherheitsrisiken bestehen,
  • der Kunde mit Zahlungen in Verzug ist,
  • gesetzliche Pflichten dies erfordern,
  • der Kunde gegen wesentliche Vertragspflichten verstößt.
15.2
Der Anbieter wird den Kunden über eine Sperrung informieren, soweit dies rechtlich zulässig und tatsächlich möglich ist.
15.3
Die Sperrung wird aufgehoben, sobald der Grund für die Sperrung entfällt.
15.4
Die Zahlungspflicht des Kunden bleibt während einer berechtigten Sperrung bestehen.

16. Subunternehmer und Hosting

16.1
Der Anbieter ist berechtigt, zur Bereitstellung der Software geeignete technische Dienstleister, Hosting-Anbieter und sonstige Subunternehmer einzusetzen.
16.2
Soweit diese Subunternehmer personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, werden sie im Auftragsverarbeitungsvertrag oder in einer entsprechenden Subunternehmerliste benannt.
16.3
Der Anbieter wird nur solche Subunternehmer einsetzen, die angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten gewährleisten.

17. Referenznennung

17.1
Der Anbieter darf den Namen und das Logo des Kunden nur dann als Referenz verwenden, wenn der Kunde dem ausdrücklich zugestimmt hat.
17.2
Eine Zustimmung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

18. Änderungen dieser AGB

18.1
Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies aus rechtlichen, regulatorischen, technischen oder produktbezogenen Gründen erforderlich ist und der Kunde hierdurch nicht unangemessen benachteiligt wird.
18.2
Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt.
18.3
Widerspricht der Kunde den Änderungen nicht innerhalb von vier Wochen ab Zugang der Mitteilung, gelten die Änderungen als genehmigt.
18.4
Der Anbieter wird den Kunden in der Änderungsmitteilung gesondert auf das Widerspruchsrecht, die Frist und die Folgen eines unterlassenen Widerspruchs hinweisen.
18.5
Widerspricht der Kunde fristgerecht, bleibt der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen bestehen. Der Anbieter ist in diesem Fall berechtigt, den Vertrag ordentlich zu kündigen.

19. Schlussbestimmungen

19.1
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
19.2
Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Anbieters.
19.3
Erfüllungsort ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Anbieters.
19.4
Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
19.5
Anstelle der unwirksamen Bestimmung gelten die gesetzlichen Vorschriften.
19.6
Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist.